Методика 'Светофор'

Не замечали, что есть такой "закон подлости": только сосредоточишься на какой-нибудь задаче, и обязательно придет кто-то и одним вопросом, часто не по делу, напрочь убьет всю концентрацию? Когда нам надо поработать, а товарищу хочется поговорить, он почти никогда не задумается, насколько его желание пообщаться вредит нам. В итоге мы отвлекаемся, и потом снова долго пытаемся настроиться на работу. В итоге мы не успеваем сделать все намеченное, и невыполненные дела переходят на завтра. А оттуда на послезавтра, и так далее. Но как повежливее намекнуть окружающим, чтобы нас оставили в покое и дали поработать?

Довольно часто, в разных источниках я натыкался на совет, что надо просто взять и организовать себе в рабочем дне, час-два тишины. Как раз для непрерывной работы наз задачами. Это действительно отличная идея, которая наверняка поможет повысить продуктивность работы в разы. Если у вас отдельный кабинет, то можно закрыть двери, надеть наушники, отключить все оповещения и погрузиться в работу на требуемое время. Но что делать простым трудягам open space? Как добиться нужной степени приватности и как рассказать всем, что сейчас у вас "те самые часы"? 

Уже не помню точно где, но я наткнулся на одну методик призванных обеспечить несколько часов для продуктивной работы. Методика называется - "Светофор". Суть метода до безобразия проста: на видном для окружающих месте(желательно, чтобы видно было издалека) делается некое подобие светофора. Это может быть лист бумаги нужного цвета прикрепленный на стене или флажок, или usb-светофор. Главное чтобы этот светофор умел показать один из трех цветов.

Останется запастись терпением, и донести до всех окружающих, что значит тот или иной цвет светофора:

• красный - беспокоить нельзя, за исключением проблем невероятной срочности планетарного масштаба или пожара 
• желтый - вы заняты, но если вопрос требует срочного ответа, то можно вас отвлечь
• зеленый - вы открыты для диалога

Со временем, все люди, с которыми вы контактируете, привыкнут к индикатору вашей занятости в виде светофора и работать станет комфортнее. Но! Когда это начнет работать, появится большой соблазн все время оставлять висеть красный сигнал светофора. Согласитесь, ведь очень заманчиво, когда тебя никто не беспокоит? И совсем плохо, если у вас горит красный сигнал, а вы лайкаете фотки на вконтакте или играете в любимую игру. Подобная практика будет иметь разрушительные последствия для этого инструмента. Не дождавшись вашего "зеленого" состояния, люди вновь начнут обращаться к вам не обращая внимания на сигналы. И приучить людей снова доверять им будет почти невозможно.

Этот же инструмент можно попробовать внести и в корпоративную культуру работы с почтой и документами.

Если в тему письма добавлять метку цвета, то из общей массы писем можно будет фильтровать письма:

• красные - которые требуют немедленного ответа
• желтые - которые могут подождать час-два
• зеленые - те на которые могут подождать и пару дней
• без метки - просто информационные и не требуют вашего ответа

Тот же принцип можно применить и к документам. Прикрепив на них стикер-светофор, можно показать человеку, насколько быстро ему нужно обработать эти документы. 

Но при применении метода к письмам и документам, есть некоторое неудобство: со временем письма не краснеют. И то письмо, которое пару часов назад было желтым, уже стало красным, но мы можем этого и не заметить.

Тот кто довольно долго работал в коллективе знает: когда говорят, что дело срочное это почти всегда не так. Около 90% срочных дел абсолютно не таковы. И срочными они становятся лишь по желанию людей, которые из приносят. Поэтому очень важно, при встраивании "светофора" в бизнес-процессы, чтобы коды отражали реальную, а не желаемую срочность реакции. Иначе как я уже сказал выше, около 90% приходящих задач будут именно красными.